Skicka faktura till Tranås kommun

Här har vi samlat den information du som leverantör behöver för att skicka faktura till Tranås kommun och vad du behöver få med på fakturan eller som bilaga för att vi ska kunna genomföra en utbetalning.

Fakturor till offentlig sektor måste vara elektroniska. Observera att pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor inte räknas som e-fakturor.

Som leverantör till Tranås kommun måste du skicka e-fakturor, antingen i formatet Peppol Bis Billing 3.0 eller Svefaktura 1.0.

Kravet på e-faktura gäller sedan den 1 april 2019 då en ny lag trädde i kraft. Det gäller vid alla inköp, upphandlade så väl som direktköp, där betalning sker mot faktura. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan datumet för ny lag, omfattas inte retroaktivt av lagen. Om du är en leverantör med ett befintligt avtal med kommunen så gäller de villkor som är avtalade kring faktureringen avtalstiden ut.

Om e-faktura hos Myndigheten för digital förvaltning Länk till annan webbplats.

Undantag från lagkrav på elektroniska fakturor

Bestämmelserna i lagen ska inte tillämpas i de fall användande av e-faktura skulle innebära risk för antingen:

  • röjande av uppgifter som omfattas av sekretess
  • skada för säkerhetskänslig verksamhet.

Dessa fakturor skickas som pappersfaktura till:

Tranås kommun
Ref xxxxxx
573 82 TRANÅS

Övriga fakturor som inte omfattas av lagkravet på elektroniska fakturor skickas antingen med brev till ovanstående adress eller som pdf-faktura via e-post till: ekonomi@tranas.se

För pdf-faktura gäller en faktura per pdf-fil. Eventuella underlag måste vara med i samma pdf-fil som fakturan.

Om du har möjlighet att skicka elektroniska fakturor till oss via ert ekonomisystem vänligen vänd dig till ekonomiavdelningen så hjälper vi dig att komma igång. Om du i dagsläget redan har en tjänsteleverantör kan du skicka en förfrågan till oss via vår tjänsteleverantör InExchange.

  • GLN -nr 7362120000593
  • Organisationsnummer: 212000-0597

Tranås kommun erbjuder idag möjligheten att skicka elektroniska fakturor. Som leverantör väljer du själv vilken av lösningarna nedan som du vill använda.

Transportfil med fakturaskrivare

Vi samarbetar med företaget InExchange för SVE-fakturor genom en så kallad fakturaskrivare. Fakturaskrivaren fångar informationen som affärssystemet skickar till en skrivare och istället för att skriva ut fakturan på papper görs den om till en elektronisk fil som skickas till kommunen. Fakturaskrivaren kan användas tillsammans med alla fakturerings- och affärssystem som kan skriva ut fakturor och är därför lämplig även för mindre leverantörer. SVE-faktura kostar 99 kronor i månaden för ditt företag.

Kontakta InExchange om du vill använda SVE-faktura Länk till annan webbplats.

Transportfil utan fakturaskrivare

Det finns affärssystem som kan skapa och skicka elektroniska fakturor utan att använda en fakturaskrivare. Om du som leverantör idag klarar att skapa och skicka en SVE-faktura utan fakturaskrivare har kommunen en transportprofil.

Registrera faktura hos InExchange Länk till annan webbplats.

Fakturaregistering på webben

Tranås kommun erbjuder alla leverantörer möjligheten att registrera fakturorna direkt på webben. Detta är en lämplig lösning för leverantörer som skickar färre fakturor.

Registrera webbfaktura hos InExchange Länk till annan webbplats.

För att kommunen ska kunna betala inkomna fakturor är det viktigt att det tydligt framgår att det är Tranås kommun som är fakturamottagare, vad som har levererats och vem inom kommunen som har gjort beställningen. Om nödvändiga uppgifter saknas på fakturan kommer den att returneras till avsändaren.

För att fakturan ska kunna styras till rätt mottagare är det viktigt att det finns ett särskilt referensnummer på fakturan. Referensnumret består av bokstäver, till exempel EK och ska uppges av kommunens beställare. Om beställaren inte anger något referensnummer ber vi dig som leverantör att efterfråga den. Att uppgiften finns underlättar vår hantering, men ger också dig som leverantör en ökad säkerhet att beställaren är en person som är anställd av Tranås kommun.

På samtliga fakturor som ställs ut till kommunen ska fakturaadressen följa nedanstående struktur:

Tranås kommun
Ekonomiavdelningen
EK (exempel)
573 82 Tranås

Leveransadress ska anges på fakturan, med den adress dit varan eller tjänsten levererats.

Annan post som inte innehåller fakturor skickas direkt till den verksamhet som är berörd.

Följande uppgifter måste finnas på leverantörsfakturan för att den ska kunna behandlas av Tranås kommun:

  • Kommunens fakturaadress
  • Referenskod
  • Leveransadress
  • Kommunens beställare (namn och enhet)
  • Leverantörens namn och adress
  • Unikt fakturanummer
  • Fakturadatum
  • Fakturabelopp
  • Momsbelopp och tillämpad momssats
  • Betalningsvillkor
  • Leverantörens plusgiro eller bankgiro
  • Leverantören organisationsnummer
  • Information om leverantörens F-skatt

Om fakturan hänvisar till följesedel, rekvisition, kassakvitto eller annan specifikation måste den bifogas fakturan.

Tranås kommuns referenskoder Pdf, 70.4 kB.

Sedan början av 2021 har Tranås kommun ett nytt utseende på sina rekvisitioner. Tillvägagångssättet för dig som leverantör är samma som innan. Den kommunanställde har med sig en attesterad rekvisition, vilket är ett intyg på att man har rätt att göra inköpet. Faktureringsinformation står på rekvisitionen.

Viktigt att tänka på när du som leverantör tar emot en rekvisition

  • Vid köp ska alltid legitimation visas och originalet av rekvisitionen lämnas i affären.
  • Om du som leverantör kan skapa en detaljerad faktura så behövs endast inköpsordernummer, beställarens namn och arbetsställe anges. Rekvisitionen behöver inte bifogas fakturan.
  • Om du som leverantör inte kan skapa en detaljerad faktura så ska rekvisitionen samt kvittokopia bifogas med fakturan. Kvittot måste detaljerat visa vad som inhandlats.

Om du som leverantör har frågor om hur rekvisitionen ska hanteras är du välkommen att kontakta ekonomiavdelningen via ekonomi@tranas.se

Tranås kommun tillämpar alltid, såvida inte särskild överenskommelse har inträffats, betalningsvillkoret 30 dagar från fakturadatum och betalar inga faktureringsavgifter eller liknande påslag på fakturan eller eventuella dröjsmålsräntor som överstiger räntelagens bestämmelser.

När Tranås kommun köper en tjänst finns det olika sätt att administrera betalningen. Beroende på om leverantören är godkänd för F-skatt eller inte skiljer sig vår hantering utifrån Skatteverkets regler.

Om leverantören inte är godkänd för F-skatt, vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället, kommer betalningen att reduceras med ett belopp motsvarande skatt på 30 procent. Vid betalning till en fysisk person kommer även beloppet att reduceras med eventuella sociala avgifter. Det reducerade beloppet kommer sedan att betalas in till Skatteverket av Tranås kommun. Om du som privatperson utfört en tjänst skall alltid ett konsultkontrakt upprättas och bifogas till fakturan.

Om leverantören är en ideell förening som inte är godkänd för F-skatt men har ett intyg från Skatteverket att de är skattebefriade kommer betalningen ske utifrån den faktura som leverantören skickat till oss, förutsatt att en kopia av ett giltigt intyg är bifogat med fakturan.

Ni som inte har F-skatt kan ändå utföra enstaka uppdrag under året. För att er uppdragsgivare inte ska behöva dra skatt med 30 procent på utbetalningen, ska ni skicka med ett A-skatteintyg med fakturan. Ni kan bara få intyget om inkomsten från uppdraget är skattefri.

Intyget beställer ni genom att skicka ett mejl till malmo@skatteverket.se.

Följande uppgifter ska då skickas med:

  • Föreningens namn och organisationsnummer.
  • Vilken typ av uppdrag det gäller.
  • Från vilket år intyget ska gälla.

Om arbetsgivardeklarationer på Skatteverkets webbplats Länk till annan webbplats.

Om F-skatt på Skatteverkets webbplats Länk till annan webbplats.

Om Tranås kommun gjort en felaktig utbetalning eller om du som leverantör ska betala tillbaka en outnyttjad kredit ska dessa pengar betalas tillbaka till plusgiro 1 27 22-5. Vänligen märk inbetalningen med fakturanumret så vi kan hänföra betalningen rätt.

  • Kommunens organisationsnummer är: 212000-0597
  • VAT-nummer (momsregistreringsnummer med tillägg för landskoden): SE2120000059701
  • GLN-nummer: 7362120000593

Kontakt

Ekonomiavdelningen

E-post: ekonomi@tranas.se
Telefon: 0140-683 27

Senast publicerad: